Creati da PC, scambiati via posta elettronica o realizzati con uno smartphone ipertecnologico e sempre connesso; che si tratti di documenti personali o di schemi e relazioni di lavoro, non si può più fare a meno di applicazioni per la gestione documentale e ognuno di noi ne utilizza da tempo almeno una. Vediamo insieme alcuni di queste e perché non ne dobbiamo più fare a meno.
Il loro nome, DMS (Document Management Systems) probabilmente a molti non dirà nulla, eppure stiamo parlando di strumenti indispensabili che sono entrati a far parte da molto tempo della nostra realtà quotidiana, nel lavoro o per le nostre passioni e attività personali.
Anche i più boomer, infatti, abituati all’ambiente tradizionale fatto di PC e cartelle di archiviazione, hanno utilizzato in passato sistemi per conservare e condividere foto e video, scatti quotidiani e film da vedere insieme con amici, senza immaginare che stessero utilizzando un DMS.
Gestire i nostri documenti elettronici: che cosa significa e come farlo al meglio
Immaginiamo per un istante di essere tornati indietro nel tempo e di avere tutti, ma proprio tutti, i nostri documenti in formato cartaceo o fisico (es. foto, videocassette, CD e DVD). A parte l’evidente necessità di spazio fisico, in casa e in ufficio, dove tenerli (o meglio farli stazionare a produrre polvere) il problema più immediato era quando ce ne serviva uno: come trovarlo? E così partiva un’impresa a prova della pazienza più collaudata alla ricerca di indizi e frammenti di memoria che ci poteva portare, ma non era sempre detto, a vincere la nostra improvvisata “caccia al tesoro”.
Nel passaggio ad un ambiente elettronico e dematerializzato fatto di file, cartelle e documenti informatici, abbiamo intanto risolto la questione dello spazio occupato e abbiamo iniziato ad affrontare, in una logica di un uso più efficiente e user friendly, la c.d. gestione documentale che per le imprese rappresenta da sempre l’amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita dalla sua acquisizione, alla sua consultazione, condivisione, gestione ed infine conservazione nel tempo.
Sistemi più conosciuti e utilizzati a portata di smartphone
Con l’avvento dei cellulari iperconnessi e moderni, ognuno di noi ha iniziato ad utilizzare OneDrive, GoogleDrive e iCloud. Nascono come sistemi di archiviazione in quella che è stata denominata poeticamente “nuvola” e ci hanno fornito uno spazio supplementare di archiviazione che ci consente di raggiungere i nostri documenti (foto, PDF, video e backup) tramite un semplice collegamento alla rete.
OneDrive, della famiglia Microsoft, è uno spazio di archiviazione online gratuito nella versione base, che consente la sincronizzazione automatica dei documenti (es. tra versione creata da PC e poi modificata sul cellulare) e la condivisione con altre persone. Funziona con ogni sistema operativo e con l’avvento dei pacchetti Office 365 ha spostato definitivamente l’ “ufficio” immaginato da Gates dal PC al cloud, con benefici per imprese e persone.
GoogleDrive è collegato ad un account Google, fornisce, oltre alla sua casella di posta gratuita, un pacchetto di programmi “alternativi” a Microsoft e ha conquistato i suoi utenti attraverso il cellulare. Con il suo motore di ricerca si conferma di anno in anno la prima pagina consultata per trovare contenuti e soluzioni.
Fedele alla filosofia di casa Apple, iCloud è lo spazio della casa di Cupertino per suoi clienti che rende disponibili documenti, immagini ed informazioni su tutti i devices utilizzati “in famiglia”. Da tool per trasferire i dati dal vecchio al nuovo iPhone, ultimamente ha alcune funzionalità accessibili da Windows o da browser. Chiaramente questa applicazione della tecnologia ha influenzato notevolmente il lavoro di ufficio come del resto è accaduto anche per lo streaming, in cui le riunioni ormai sono fatte in buona parte da distanza. Considerando ciò, lo streaming è ancora più utilizzato rispetto alla gestione documentale in Cloud, per esempio il mondo delle serie tv è cresciuto a dismisura negli ultimi anno, per non citare anche per esempio quelli più di nicchia come per le slots online i videogames da giocare direttamente in streaming come la ormai scomparsa Arcadia oppure la piattaforma Luna, ancora presente sul mercato.
La gestione documentale oltre alla semplice archiviazione
Gestire i nostri documenti è molto di più: significa trovarli velocemente e con facilità, e questo è ovvio. Ma anche condividerli con altri ed apportarvi modifiche da sincronizzare con le versioni via via acquisite. E, inoltre, gestire ed estrapolare i dati che contengono. Vediamo, attraverso app e tool che lavorano in tal senso, i benefici e le risorse di una efficiente gestione documentale.
Partiamo da DropBox, magazzino virtuale utilizzato da molti: nella versione Business consente di condividere file e lavorarci contemporaneamente, tenendo traccia delle varie attività svolte. Funziona con Windows, Linux e Mac, ha una app per dispositivi Android, Windows e iOS, e fornisce strumenti di recupero dei file.
MS SharePoint Online integrandosi con i programmi della suite Microsoft-Office consente di archiviare, condividere e gestire non solo i documenti ma anche i contenuti tra un gruppo di lavoro o di persone a portata di collegamento Internet.
OpenDocMan è una soluzione open source scaricabile gratuitamente nella versione completa. Con un’interfaccia intuitiva e facile da usare basata sul web, è utilizzabile anche con Windows e Mac ed è proposto in versione app anche su dispositivi iOS, Android, Windows o BlackBerry. Caratteristiche principali il sistema di indicizzazione-catalogazione dei documenti, che consente di rintracciarli poi facilmente, e la gestione integrata con la posta elettronica.
Bitrix24 piattaforma gratuita di condivisione e modifica multiutente, è una delle prime utilizzate dalle aziende, scelta anche come drive personale.
Le app nate per l’ufficio via cellulare
GoogleDocs disponibile su PlayStore, non può mancare su ogni smartphone che si rispetti e consente di visualizzare-modificare documenti direttamente dal cellulare.
DocsToGo è un visualizzatore di documenti della suite Microsoft e di PDF, che permette di accedere ai documenti lontano da casa e ufficio.
WPSOffice, nonostante il nome che rimanda al lavoro, è un’applicazione gratuita utile e completa a portata di telefono per la visualizzazione e la modifica dei documenti di vari formati e la conversione in PDF facile e veloce. Da utilizzare per compilare curriculum, presentazioni, budget, anche familiari, e documenti in collaborazione anche con altri utenti, fino alla gestione di interi progetti di lavoro condivisi.
Buona gestione a tutti
Molte altre le soluzioni a disposizione che potrete trovare a portata di click o di tastiera del cellulare, tutte con un’unica e potente filosofia di base: custodire ed aiutarci a trovare velocemente i nostri documenti quotidiani, assistendoci in quel difficile compito di mantenere in ordine e liberare, contemporaneamente, la nostra creatività e il piacere dei nostri passatempi quotidiani.
